Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Møteplanlegger
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi leter etter en strukturert og detaljorientert møteplanlegger som kan bidra til å effektivisere vår interne og eksterne møtevirksomhet. Som møteplanlegger vil du ha en sentral rolle i å sikre at møter blir planlagt, koordinert og gjennomført på en profesjonell og effektiv måte. Du vil samarbeide tett med ledere, teammedlemmer og eksterne partnere for å sikre at alle møter er godt forberedt og at deltakerne har den informasjonen de trenger.
Dine hovedoppgaver vil inkludere å koordinere kalendere, sende ut invitasjoner, reservere møterom, forberede agendaer og møteunderlag, samt følge opp med referater og oppfølgingspunkter. Du vil også være ansvarlig for å håndtere endringer i siste liten og sørge for at alle involverte parter er informert om eventuelle oppdateringer.
Stillingen krever utmerkede organisatoriske ferdigheter, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og en proaktiv tilnærming til problemløsning. Du bør være komfortabel med å bruke digitale verktøy for kalenderstyring og møteadministrasjon, og ha gode kommunikasjonsferdigheter både muntlig og skriftlig.
Vi ser etter en person som trives i et dynamisk miljø, som har øye for detaljer og som kan bidra til å skape en mer effektiv møtehverdag for hele organisasjonen. Erfaring fra lignende roller er en fordel, men ikke et krav. Det viktigste er at du har en positiv innstilling, er løsningsorientert og har evnen til å jobbe selvstendig så vel som i team.
Hvis du er en person som liker å ha kontroll, er flink til å planlegge og ønsker å bidra til bedre kommunikasjon og samarbeid i en organisasjon, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Planlegge og koordinere interne og eksterne møter
- Administrere kalendere og møteforespørsler
- Forberede og distribuere møteagendaer og dokumenter
- Reservere og klargjøre møterom og teknisk utstyr
- Sende ut møteinnkallinger og påminnelser
- Føre møtereferater og følge opp med tiltak
- Håndtere endringer og avlysninger effektivt
- Samarbeide med ulike avdelinger og eksterne kontakter
- Sikre at møter gjennomføres i henhold til plan
- Bruke digitale verktøy for møteadministrasjon
Krav
Text copied to clipboard!- Erfaring med møteplanlegging eller administrativ støtte
- Gode organisatoriske ferdigheter
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Sterke kommunikasjonsferdigheter, både muntlig og skriftlig
- Komfortabel med bruk av digitale verktøy og kalendersystemer
- Evne til å jobbe selvstendig og ta initiativ
- Fleksibel og løsningsorientert
- Nøyaktig og detaljorientert
- Evne til å samarbeide med ulike nivåer i organisasjonen
- God tidsstyring og prioriteringsevne
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvilken erfaring har du med møteplanlegging?
- Hvilke digitale verktøy har du brukt til kalenderstyring?
- Hvordan håndterer du endringer i siste liten?
- Kan du gi et eksempel på et vellykket møte du har koordinert?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange møter å planlegge?
- Hvordan sikrer du at alle møtedeltakere er godt forberedt?
- Hva gjør du for å forbedre effektiviteten i møteplanleggingen?
- Hvordan håndterer du konflikter i møteplanlegging?
- Hvilke tiltak tar du for å sikre god kommunikasjon før og etter møter?
- Hva motiverer deg i en rolle som møteplanlegger?
